1.1 Respect for your Data and Privacy

SPCI HELM Group Holdings Pte Ltd and its subsidiaries (collectively known as “SPCI HELM”) respect your data and privacy. We take this matter seriously and are committed to protecting your personal information.

1.2 Purpose of Collecting Personal Data

To conduct transactions, deliver services/products, and manage our relationship with you, we need to collect, use, disclose, and/or process your personal data.

1.3 Scope of this Policy

This Privacy Policy outlines SPCI HELM’s practices regarding the processing of personal data of our offices, employees, business partners, vendors, distributors, suppliers, service providers, job applicants, and customers. It complies with the Malaysia Personal Data Protection Act 2010 and the Singapore Personal Data Protection Act 2012.

2.1 Definition of Personal Data

“Personal Data” refers to any information in our possession or control that relates directly or indirectly to an individual, including any sensitive personal data and expression of opinion about the individual.

2.2 Types of Personal Data Collected

Such personal data may include information concerning:

1. Name;
2. Identity card number;
3. Age;
4. Contact number;
5. Residential address;
6. E-mail address;
7. Nationality;
8. Race;
9. Date of birth;
10. Gender; and
11. Occupation.

We may also obtain sensitive personal data (such as your physical or mental health, sports/hobbies, marital status, religious beliefs) from you.

2.3 Consent for Processing Personal Data

By providing your personal data to us, you declare that you have read and understood this Privacy Policy and provide consent to us processing your personal data in accordance with the manner as set out in this policy and all related laws and regulations.

2.4 Sources of Personal Data

We may also collect personal data from a variety of sources, including but not limited to, at any meetings, events, seminars, conferences, talks, road shows, customer satisfaction surveys organised and/or sponsored by us, as well as from publicly records. We may also receive, store and process your personal data which are provided or made available by any third parties, credit reference bodies, regulatory and law enforcement authorities, for reasons including delivery of the necessary services and/or products in connection with our business, and/or to manage your relationship with us.

2.5 Consequences of not providing Personal Data

Providing your personal data is not mandatory. However, failure to do so may result in our inability to process your transactions/dealings/applications with us.

3.1 Business Processes

The personal data you provided will be collected, used and otherwise processed by us for, among others, the following purposes:

1. Communication purpose;
2. The provision and/or delivery of our services and/or products;
3. Client relationship management;
4. Any other purposes specifically provided for and in relation to the provision and/or delivery of our services and/or products;
5. Resolution of your enquiries, complaints and/or disputes arising from your dealings with us;
6. Evaluating and processing job applications;
7. Our internal record keeping;
8. Market research, surveys and/or any other customer profiling activities in connection with our services or products;
9. Any events, conference, talks, seminars or business promotions by SPCI HELM; or
10. Compliance of any legal or regulatory requirements relating to our provision of services and products and to make disclosure under the requirements of any applicable law, regulation, direction, court order, by-law, guideline, circular, code applicable to us.

4.1 Regional Processing

Personal data may be processed in the region in which it was collected and/or in any other region where we operate, including Malaysia and Singapore.

4.2 Data Transfer Consent

By providing us with your personal data, you acknowledge and agree that such personal data may be transferred from your current location to our offices and servers within SPCI HELM or its affiliates.

5.1 Data Retention

Personal data will be retained only as long as necessary for the purposes outlined in this Privacy Policy or as required by law, after which it will be securely deleted or anonymized.

5.2 Disclosure of Personal Data

SPCI HELM will not disclose any of your personal data to any third party without your consent, save and except for the following situations:

1. Where the disclosure is necessary for preventing or detecting fraud, crime or other unlawful activities, or for the purpose of investigations of any unlawful activities;
2. Where the disclosure was required or authorized by or under any law / legal process or by the order of a court; and/or
3. Where the disclosure is in the public interest, for instance to protect your safety/security, to protect our safety/security, or to protect the rights/property of another.

5.3 Notification of Personal Data

We will notify you without undue delay after becoming aware of a breach of security leading to the accidental/unlawful/unauthorized access, disclosure, loss, alteration or destruction of your personal data.

6.1 Access and Correction

You have the right to request access to your personal data in our possession and correct the personal data where the personal data is inaccurate, incomplete, misleading or not up-to-date.

6.2 Limiting Data Processing

You also have the right to request us to limit the processing and use of your personal data. You may write to us to inform us on your withdrawal (full or partial) of consent given previously to us subject to any applicable legal restrictions, contractual conditions and a reasonable duration of time for the withdrawal of consent to be effected. However, your withdrawal of consent may cause our inability to continue with your existing relationship with us or the contract that you have with us and/or result in certain legal consequences arising from such withdrawal.

6.3 Exercising your rights

To exercise any of these rights, please contact us using the information provided in the ‘Contact’ section in Clause 8 below. We will require specific information to verify your identity and process your request.

7.1 Regular Reviews

This Privacy Policy is reviewed regularly and as and when required to enable continuous improvement in taking into consideration the latest developments in relevant laws and regulations as well as industry standards and trends.

7.2 Notification of Amendments

We reserve the right to modify, update and/or amend this Privacy Policy from time to time with reasonable notice to you.

7.3 Continued Agreement

By continuing to have dealings with us and/or communicate with us after being notified of any amendments to this Privacy Policy, you will be treated as having agreed to and accepted those amendments.

8.1 Contact Information

If you have any questions, queries or request about this Privacy Policy, you may contact us at the contact details below:

Email address: legal@spci-helm.com

(Note: the above email address is NOT for job application purpose. Any job application send via the above email address will be DELETED immediately)

8.2 Response Time

We will endeavour to respond within 21 working days of receipt of your request. However, the process may take longer if we receive insufficient information to identify yourself, your request or the data.

1.1 Penghormatan Terhadap Data dan Privasi Anda

SPCI HELM Group Holdings Pte Ltd dan subsidiarinya (secara kolektif dikenali sebagai “SPCI HELM”) menghormati data dan privasi anda. Kami mengambil perkara ini dengan serius dan komited untuk melindungi maklumat peribadi anda.

1.2 Tujuan Pengumpulan Data Peribadi

Untuk menjalankan urusan niaga, menyediakan perkhidmatan/produk, dan mengurus hubungan kami dengan anda, kami perlu mengumpul, menggunakan, mendedahkan, dan/atau memproses data peribadi anda.

1.3 Skop Polisi Ini

Polisi Privasi ini menggariskan amalan SPCI HELM mengenai pemprosesan data peribadi bagi syarikat pekerja, rakan perniagaan, vendor, pengedar, pembekal, penyedia perkhidmatan, pemohon kerja, dan pelanggan. Ia mematuhi Akta Perlindungan Data Peribadi Malaysia 2010 dan Akta Perlindungan Data Peribadi Singapura 2012.

2.1 Definisi Data Peribadi

“Data Peribadi” merujuk kepada sebarang maklumat dalam kawalan atau milik kami yang berkaitan secara langsung atau tidak langsung dengan seseorang individu, termasuk sebarang data peribadi sensitif dan ekspresi pandangan tentang individu tersebut.

2.2 Jenis Data Peribadi Yang Dikumpulkan

Data peribadi mungkin termasuk maklumat seperti berikut:

1. Nama;
2. Nombor kad pengenalan;
3. Umur;
4. Nombor telefon;
5. Alamat kediaman;
6. Alamat e-mel;
7. Kewarganegaraan;
8. Bangsa;
9. Tarikh lahir;
10. Jantina; dan
11. Pekerjaan.

Kami juga mungkin mendapatkan data peribadi sensitif (seperti kesihatan fizikal atau mental anda, sukan/hobi, status perkahwinan, kepercayaan agama) daripada anda.

2.3 Persetujuan Untuk Memproses Data Peribadi

Dengan memberikan data peribadi anda kepada kami, anda mengesahkan bahawa anda telah membaca dan memahami Polisi Privasi ini dan memberi persetujuan kepada kami untuk memproses data peribadi anda seperti yang dinyatakan dalam polisi ini serta menurut semua undang-undang dan peraturan yang berkaitan.

2.4 Sumber Data Peribadi

Kami mungkin mengumpul data peribadi daripada pelbagai sumber, termasuk mesyuarat, acara, seminar, persidangan, ceramah, pameran bergerak, tinjauan kepuasan pelanggan yang dianjurkan dan/atau ditaja oleh kami, serta daripada rekod awam. Kami juga mungkin menerima, menyimpan, dan memproses data peribadi anda yang disediakan atau disediakan oleh pihak ketiga, badan rujukan kredit, pihak berkuasa pengawalseliaan dan penguatkuasaan undang-undang, untuk tujuan termasuk penyampaian perkhidmatan dan/atau produk berkaitan perniagaan kami, dan/atau menguruskan hubungan anda dengan kami.

2.5 Akibat Tidak Menyediakan Data Peribadi

Menyediakan data peribadi anda adalah tidak wajib. Walau bagaimanapun, kegagalan untuk melakukannya mungkin mengakibatkan ketidakupayaan kami untuk memproses transaksi/urusan/permohonan anda dengan kami.

3.1 Proses Perniagaan

Data peribadi yang anda berikan akan dikumpul, digunakan dan diproses oleh kami untuk, antara lain, tujuan seperti berikut:

1. Tujuan komunikasi;
2. Penyediaan dan/atau penghantaran perkhidmatan dan/atau produk kami;
3. Pengurusan hubungan pelanggan;
4. Tujuan lain yang khusus berhubungan dengan penyediaan dan/atau penghantaran perkhidmatan dan/atau produk kami;
5. Penyelesaian pertanyaan, aduan, dan/atau pertikaian yang timbul daripada urusan anda dengan kami;
6. Penilaian dan pemprosesan permohonan kerja;
7. Rekod dalaman kami;
8. Penyelidikan pasaran, tinjauan, dan/atau aktiviti profil pelanggan yang berkaitan dengan perkhidmatan atau produk kami;
9. Acara, persidangan, ceramah, seminar, atau promosi perniagaan oleh SPCI HELM; atau
10. Mematuhi keperluan undang-undang atau peraturan berkaitan penyediaan perkhidmatan dan produk kami dan untuk membuat pendedahan di bawah mana-mana undang-undang, peraturan, arahan, perintah mahkamah, undang-undang kecil, garis panduan, pekeliling, kod yang berkenaan dengan kami.

4.1 Pemprosesan Serantau

Data peribadi mungkin diproses di rantau tempat ia dikumpulkan dan/atau di mana-mana rantau lain di mana kami beroperasi, termasuk Malaysia dan Singapura.

4.2 Persetujuan Pemindahan Data

Dengan memberikan data peribadi anda kepada kami, anda mengakui dan bersetuju bahawa data peribadi tersebut mungkin dipindahkan dari lokasi semasa anda ke pejabat dan pelayan kami dalam SPCI HELM atau sekutunya.

5.1 Penyimpanan Data

Data peribadi hanya akan disimpan untuk tempoh yang diperlukan untuk tujuan yang dinyatakan dalam Polisi Privasi ini atau sebagaimana yang dikehendaki dalam undang-undang, selepas itu data peribadi anda akan dipadamkan atau dianonimkan dengan selamat.

5.2 Pendedahan Data Peribadi

SPCI HELM tidak akan mendedahkan data peribadi anda kepada pihak ketiga tanpa persetujuan anda, kecuali dalam situasi berikut:

1. Apabila pendedahan perlu untuk mencegah atau mengesan penipuan, jenayah, atau aktiviti tidak sah lain, atau untuk tujuan penyiasatan aktiviti tidak sah;
2. Apabila pendedahan diperlukan atau dibenarkan oleh atau di bawah mana-mana undang-undang / proses undang-undang atau perintah mahkamah; dan/atau
3. Apabila pendedahan adalah untuk kepentingan awam, contohnya untuk melindungi keselamatan anda/keselamatan kami, atau untuk melindungi hak/harta orang lain.

5.3 Pemberitahuan Mengenai Data Peribadi

Kami akan memaklumkan anda tanpa kelewatan yang tidak sewajarnya setelah menyedari sebarang pelanggaran keselamatan yang menyebabkan akses, pendedahan, kehilangan, perubahan atau pemusnahan data peribadi anda secara tidak sengaja/menyalahi undang-undang/tanpa kebenaran.

6.1 Akses dan Pembetulan

Anda mempunyai hak untuk meminta akses terhadap data peribadi anda yang berada dalam kawalan kami dan membetulkan data peribadi yang tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau bukannya terkini.

6.2 Mengehadkan Pemprosesan Data

Anda juga mempunyai hak untuk meminta kami untuk mengehadkan pemprosesan dan penggunaan data peribadi anda. Anda boleh menulis kepada kami untuk memaklumkan mengenai penarikan balik (sepenuhnya atau sebahagian) persetujuan yang diberikan sebelum ini kepada kami tertakluk kepada sebarang sekatan undang-undang yang berkenaan, syarat kontrak dan tempoh masa yang munasabah untuk pengeluaran persetujuan tersebut. Walaubagaimanapun, penarikan balik persetujuan anda mungkin akan menyebabkan ketidakupayaan kami untuk meneruskan hubungan anda dengan kami atau kontrak yang anda ada tandatangani dengan kami dan/atau mengakibatkan penyalahan undang-undang tertentu yang tertimbul daripada penarikan balik tersebut.

6.3 Menjalankan Hak Anda

Untuk menjalankan mana-mana hak ini, sila hubungi kami menggunakan maklumat dalam bahagian ‘Hubungi’ dalam Klausa 8 di bawah. Kami memerlukan maklumat tertentu untuk mengesahkan identiti anda untuk memproses permintaan anda.

7.1 Penyemakan Berkala

Polisi Privasi ini disemak secara berkala dan sebagaimana yang diperlukan untuk membolehkan peningkatan berterusan dengan mengambil kira perkembangan terkini dalam undang-undang dan peraturan yang berkaitan serta piawaian dan trend industri.

7.2 Pemberitahuan Pindaan

Kami berhak untuk mengubah, mengemas kini dan/atau meminda Polisi Privasi ini dari semasa ke semasa dengan notis yang munasabah kepada anda.

7.3 Persetujuan Berterusan

Dengan meneruskan urusan dengan kami dan/atau berkomunikasi dengan kami setelah diberitahu tentang sebarang pindaan kepada Polisi Privasi ini, anda akan dianggap telah bersetuju dan menerima pindaan tersebut.

8.1 Maklumat Hubungan

Jika anda mempunyai sebarang soalan, pertanyaan atau permintaan mengenai Polisi Privasi ini, anda boleh menghubungi kami di maklumat hubungan berikut:

Alamat e-mel: legal@spci-helm.com

(Perhatian: alamat e-mel di atas BUKAN untuk tujuan permohonan kerja. Sebarang permohonan kerja yang dihantar melalui alamat e-mel di atas akan DIPADAMKAN dengan serta-merta.)

8.2 Tempoh Respons

Kami akan berusaha untuk memberi maklum balas dalam masa 21 hari bekerja dari penerimaan permintaan anda. Walaubagaimanapun, proses ini mungkin akan mengambil masa yang lebih lama sekiranya kami menerima maklumat yang tidak mencukupi untuk mengenal pasti identiti, permintaan anda atau data tersebut.